„Die Stelle besetzen wir, wenn die richtige Person vorbeikommt." Dieser Satz kostet Praxen jeden Monat bares Geld, nur taucht der Betrag in keiner BWA als eigene Zeile auf. In diesem Beitrag rechnen wir durch, was eine offene Stelle in einer Praxis tatsächlich kostet: direkt, indirekt und langfristig.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine unbesetzte Behandlungsstelle kostet je nach Fachrichtung häufig 7.500 bis 16.500 Euro pro Monat, weit mehr als jede Recruiting-Investition.
- Neben dem Umsatz zahlen Team (Überlastung, Kündigungsrisiko) und Inhaber (5 bis 10 Stunden Recruiting pro Woche) den Preis.
- Die strategischen Kosten wiegen am schwersten: Ohne Personal findet Wachstum nicht statt.
- Die Lösung ist ein dauerhaftes Recruiting-System statt Notfallsuche im Kündigungsfall.
Die direkte Rechnung: entgangener Behandlungsumsatz
Beginnen wir mit dem offensichtlichsten Posten. Eine Behandlungskraft erwirtschaftet ein Vielfaches ihrer Personalkosten. Ein vereinfachtes Beispiel aus der Physiotherapie:
| Position | Beispielwert |
|---|---|
| Behandlungen pro Tag (Vollzeit) | ca. 14 bis 18 |
| Durchschnittlicher Umsatz pro Behandlung | 30 bis 60 € |
| Umsatz pro Monat (ca. 20 Arbeitstage) | ca. 8.000 bis 20.000 € |
| Entgangener Umsatz bei 3 Monaten Vakanz | ca. 25.000 bis 60.000 € |
In Zahnarztpraxen sieht die Rechnung ähnlich aus: Fehlt die Assistenz, kann ein Behandlungsstuhl nicht voll ausgelastet werden. Selbst wenn nur ein Teil der Stuhlzeit wegfällt, entstehen über eine typische Vakanzdauer von mehreren Monaten schnell fünfstellige Beträge. Die genauen Zahlen unterscheiden sich je nach Fachrichtung und Region, die Größenordnung ist jedoch fast immer unterschätzt.
Die indirekten Kosten: das Team zahlt mit
Die zweite Ebene taucht in keiner Umsatzstatistik auf, wirkt aber oft schwerer:
- Überlastung des bestehenden Teams: Die Arbeit verteilt sich auf weniger Schultern. Überstunden, kurzfristiges Einspringen und dichtere Taktung erhöhen die Belastung.
- Steigendes Kündigungsrisiko: Dauerbelastung ist einer der häufigsten Kündigungsgründe in medizinischen Berufen. Aus einer offenen Stelle werden dann zwei, und die Spirale beschleunigt sich.
- Terminverschiebungen und Wartezeiten: Patienten spüren Personalmangel zuerst an der Erreichbarkeit. Lange Wartezeiten kosten Zufriedenheit, Bewertungen und am Ende Patienten.
- Inhaberzeit für Recruiting: Anzeigen schreiben, Bewerbungen sichten, Gespräche führen: Ohne System fließen dafür schnell 5 bis 10 Stunden pro Woche, die in Behandlung oder Praxisführung fehlen.
Die strategischen Kosten: Wachstum findet nicht statt
Die dritte Ebene ist die teuerste: Was hätte die Praxis mit voller Besetzung erreichen können? Neue Behandlungsangebote, erweiterte Öffnungszeiten, ein zweiter Standort, mehr Selbstzahlerleistungen: All das setzt Personal voraus. Praxen mit chronischen Vakanzen treten auf der Stelle, während besser besetzte Wettbewerber wachsen. Wer wissen möchte, wie planbarer Selbstzahler-Umsatz aufgebaut wird, findet dazu unseren Leitfaden Selbstzahlerleistungen etablieren.
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→ Kostenlose Recruiting-Analyse sichernWarum Stellen so lange offen bleiben
Medizinische Fachberufe zählen seit Jahren zu den Berufen mit den längsten Vakanzzeiten in Deutschland. Dazu kommt ein hausgemachtes Problem: Die meisten Praxen setzen ausschließlich auf passive Kanäle, also Stellenanzeigen, die nur aktiv Suchende erreichen. Warum das strukturell zu wenig ist und welche Alternativen funktionieren, haben wir im Beitrag Warum Ihre ZFA-Stellenanzeige keine Bewerbungen bringt ausführlich beschrieben.
Die Gegenrechnung: Was kostet professionelles Recruiting?
Setzen wir die Zahlen ins Verhältnis. Ein systematischer Recruiting-Kanal (Kampagnen, Karriereseite, Vorqualifizierung) kostet je nach Umfang typischerweise einen niedrigen bis mittleren vierstelligen Betrag pro Stelle. Dem stehen gegenüber:
- Entgangener Umsatz von häufig 8.000 bis 20.000 € pro Monat Vakanz
- Vermittlungsprovisionen klassischer Personalvermittler von 20 bis 30 Prozent eines Jahresgehalts, ohne bleibendes System
- Das Risiko von Folgekündigungen im überlasteten Team
Die teuerste Option ist fast nie das Recruiting. Die teuerste Option ist die unbesetzte Stelle selbst.
Die Beispielrechnung für eine Zahnarztpraxis
Übertragen wir die Logik auf eine Zahnarztpraxis mit einer offenen ZFA-Stelle. Die Annahmen sind bewusst konservativ gewählt:
| Position | Beispielwert |
|---|---|
| Reduzierte Stuhlauslastung durch fehlende Assistenz | ca. 20 bis 40 % |
| Entgangener Behandlungsumsatz pro Monat | ca. 4.000 bis 12.000 € |
| Überstunden / Mehrbelastung Team (monetär) | ca. 500 bis 1.500 € |
| Inhaberzeit für Recruiting (5 h/Woche à kalkulatorisch 150 €) | ca. 3.000 € pro Monat |
| Gesamtkosten pro Vakanzmonat | ca. 7.500 bis 16.500 € |
Bei einer für Engpassberufe üblichen Vakanzdauer von drei bis vier Monaten liegt der Gesamtschaden damit zwischen gut 20.000 und über 60.000 Euro, pro Stelle. Diese Bandbreite deckt sich mit dem, was wir in Erstanalysen regelmäßig gemeinsam mit Inhabern errechnen, die vorher „nur" an die Anzeigenkosten gedacht hatten.
Der stille Kostentreiber: Ausfälle im Bestand
Eine Ebene wird fast immer übersehen: Unbesetzte Stellen verschlechtern die Bedingungen für alle, die bleiben. Die Folgen lassen sich in drei Stufen beobachten:
- Stufe 1, Kompensation: Das Team fängt die Lücke auf. Nach außen läuft alles, intern steigen Überstunden und Krankheitstage.
- Stufe 2, Erosion: Die Leistungsträger, die am meisten kompensieren, beginnen sich umzuhören. Gerade die Besten haben die meisten Alternativen.
- Stufe 3, Kaskade: Die erste Folgekündigung macht aus einer Vakanz zwei. Ab diesem Punkt kostet die Situation nicht mehr nur Umsatz, sondern gefährdet Öffnungszeiten und Behandlungsqualität.
Wer die Rechnung vollständig aufmacht, versteht: Recruiting ist keine Personalverwaltungsaufgabe, sondern Risikomanagement für das Kerngeschäft.
Drei Sofortmaßnahmen für diese Woche
- Vakanzkosten beziffern: Rechnen Sie Ihre offene Stelle mit den Tabellen oben konkret durch und legen Sie das Ergebnis neben Ihr bisheriges Recruiting-Budget. Das Verhältnis ist meist die ganze Entscheidungsgrundlage.
- Bewerbungshürden abbauen: Testen Sie selbst am Handy, wie lange eine Bewerbung bei Ihnen dauert. Alles über zwei Minuten kostet Kandidaten.
- Team entlasten, sichtbar: Kommunizieren Sie intern, dass die Besetzung höchste Priorität hat und was konkret dafür passiert. Das allein senkt das Kündigungsrisiko der Verbleibenden.
Vakanzkosten senken, bevor die Stelle besetzt ist
Auch während der Suche lässt sich der Schaden begrenzen. Vier Hebel, die sich in Mandaten bewährt haben:
- Terminsteuerung nach Wertbeitrag: Wenn Kapazität knapp ist, sollten planbare, wirtschaftlich tragfähige Behandlungen Vorrang in der Terminvergabe haben, statt dass die Lücke zufällig verteilt wird.
- Administrative Entlastung des Restteams: Digitale Terminbuchung, automatisierte Erinnerungen und vorbereitete Kommunikationsvorlagen holen spürbar Stunden zurück, genau dann, wenn jede Stunde zählt.
- Flexible Zwischenlösungen prüfen: Minijob-Aufstockung im Bestand, Wiedereinsteiger mit reduzierten Stunden oder Aushilfen für definierte Aufgabenpakete überbrücken, ohne die Qualität zu gefährden.
- Ehrliche Patientenkommunikation: Wer Wartezeiten proaktiv erklärt, verliert weniger Vertrauen als eine Praxis, die kommentarlos unerreichbar wird.
Wie Sie Vakanzkosten künftig systematisch vermeiden
Die nachhaltigste Erkenntnis aus der Rechnung: Recruiting sollte nicht erst beginnen, wenn eine Kündigung auf dem Tisch liegt. Praxen mit stabiler Besetzung behandeln Personalgewinnung als Daueraufgabe mit kleinem Grundrauschen statt als Notfallprojekt:
- Dauerhaft sichtbare Karriereseite mit der Möglichkeit zur Initiativbewerbung, auch ohne offene Stelle.
- Talent-Pool pflegen: Interessante Kandidaten, für die gerade keine Stelle frei ist, mit Einverständnis vormerken und in Kontakt bleiben.
- Frühwarnsystem im Team: Regelmäßige Mitarbeitergespräche zeigen Wechselabsichten Monate vor der Kündigung, Zeit, die im Engpassmarkt Gold wert ist.
- Kanal warmhalten: Wer eine kleine, laufende Arbeitgeber-Präsenz unterhält, kann bei Bedarf in Tagen statt Wochen auf volle Reichweite schalten.
So wird aus der teuersten Position der Praxis-BWA, der unsichtbaren Vakanz, eine planbare Größe.
Fazit: Rechnen Sie Ihre eigene Vakanz durch
Nehmen Sie Ihre offene Stelle und rechnen Sie ehrlich: Monatsumsatz der Position mal erwartete Vakanzmonate, plus Überstunden, plus Ihre eigene Zeit. Das Ergebnis ist Ihr Budget-Rahmen für die Lösung. Wenn Sie diese Rechnung für Ihre Praxis konkret aufstellen möchten, machen wir das gern gemeinsam: kostenfrei, in der Recruiting-Analyse, oder Sie informieren sich zuerst über unser Vorgehen bei der Mitarbeitergewinnung für Zahnärzte.
